THỦ TỤC ĐĂNG KÝ KHAI TỬ

Căn cứ:

– Luật Hộ tịch số 60/2014/QH13 ngày 20/11/2014 (“Luật Hộ tịch”);

– Nghị định 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch (“Nghị định 123/2015/NĐ-CP”);

– Thông tư 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch (“Thông tư 04/2020/TT-BTP”);

– Thông tư 85/2019/TT-BTC ngày 29/11/2019 hướng dẫn về phí và lệ phí thuộc thẩm quyền quyết định của HĐND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (“Thông tư 85/2019/TT-BTC”).

1. Đối tượng áp dụng:

1.1. Công dân Việt Nam;

1.2. Người Việt Nam định cư ở nước ngoài; người nước ngoài (gọi là “có yếu tố nước ngoài”).

2. Thủ tục đăng ký khai tử

 2.1. Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ:

(i) Thời hạn đăng ký khai tử:

Trong thời hạn mười lăm (15) ngày kể từ ngày có người chết, vợ, chồng hoặc con, cha, mẹ hoặc người thân thích khác của người chết nộp hồ sơ yêu cầu đăng ký khai tử tại Ủy ban nhân dân (“UBND”) có thẩm quyền nơi cư trú cuối cùng của người chết.

Trường hợp không xác định được nơi cư trú cuối cùng của người chết thì UBND có thẩm quyền nơi người đó chết hoặc nơi phát hiện thi thể người chết thực hiện việc đăng ký khai tử.

(ii) Hồ sơ đăng ký khai tử gồm:

Giấy tờ phải nộp: mỗi thứ một (01) bản chính:

a. Tờ khai đăng ký khai tử theo mẫu quy định;

b. Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế Giấy báo tử do cơ quan có thẩm quyền cấp. Giấy tờ thay thế giấy báo tử gồm:

– Đối với người chết tại cơ sở y tế: Thủ trưởng cơ sở y tế cấp Giấy báo tử;

– Đối với người chết do thi hành án tử hình: Chủ tịch Hội đồng thi hành án tử hình cấp giấy xác nhận việc thi hành án tử hình thay Giấy báo tử;

– Đối với người bị Tòa án tuyên bố là đã chết: Bản án, quyết định có hiệu lực của Tòa án thay Giấy báo tử;

– Đối với người chết trên phương tiện giao thông, chết do tai nạn, bị giết, chết đột ngột hoặc chết có nghi vấn: Văn bản xác nhận của cơ quan công an hoặc kết quả giám định của Cơ quan giám định pháp y thay Giấy báo tử.

c. Giấy tờ, tài liệu, chứng cứ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận hợp lệ chứng minh sự kiện chết đối với trường hợp đăng ký khai tử cho người chết đã lâu, không có Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế Giấy báo tử;

d. Văn bản ủy quyền (được chứng thực) theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc đăng ký khai tử. Trường hợp người có trách nhiệm đăng ký khai tử ủy quyền cho người khác thực hiện việc đăng ký khai tử mà người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.

Giấy tờ phải xuất trình:

a. Hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu đăng ký khai tử (một (01) bản chính);

b. Giấy tờ chứng minh nơi cư trú cuối cùng của người chết để xác định thẩm quyền (trong giai đoạn chuyển tiếp) (một (01) bản chính và một (01) bản sao);

c. Trường hợp không xác định được nơi cư trú cuối cùng của người chết thì xuất trình giấy tờ chứng minh nơi người đó chết hoặc nơi phát hiện thi thể của người chết (một (01) bản chính).

Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.

Lưu ý:

– Trường hợp người yêu cầu nộp giấy tờ là bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng thực từ bản chính thì người tiếp nhận hồ sơ không được yêu cầu xuất trình bản chính; nếu người yêu cầu chỉ nộp bản chụp và xuất trình bản chính thì người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra, đối chiếu bản chụp với bản chính và ký vào bản chụp xác nhận về việc đã đối chiếu nội dung giấy tờ đó, không được yêu cầu người đi đăng ký nộp bản sao giấy tờ đó;

– Đối với giấy tờ xuất trình, người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu với thông tin trong tờ khai, chụp lại hoặc ghi lại thông tin để lưu trong hồ sơ và trả lại cho người xuất trình, không được yêu cầu nộp bản sao hoặc bản chụp giấy tờ đó;

 – Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc xác nhận để sử dụng cho việc đăng ký hộ tịch tại Việt Nam phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên; giấy tờ bằng tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt và công chứng bản dịch hoặc chứng thực chữ ký người dịch theo quy định của pháp luật;

 – Người tiếp nhận có trách nhiệm tiếp nhận đúng, đủ hồ sơ theo quy định của pháp luật hộ tịch, không được yêu cầu người đăng ký nộp thêm giấy tờ mà pháp luật hộ tịch không quy định phải nộp.

2.2. Bước 2: Nộp hồ sơ:

(i) Nơi nộp hồ sơ:

a. Trường hợp là Công dân Việt Nam: Người có yêu cầu đăng ký khai tử nộp hồ sơ tại UBND cấp xã có thẩm quyền;

b. Trường hợp là người nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài chết tại Việt Nam: Người có yêu cầu đăng ký khai tử nộp hồ sơ tại UBND cấp huyện có thẩm quyền.

(ii) Hình thức nộp hồ sơ:

Người có yêu cầu đăng ký khai tử trực tiếp thực hiện hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện việc đăng ký khai tử. Người thực hiện việc đăng ký khai tử có thể:

a. Trực tiếp nộp hồ sơ tại UBND có thẩm quyền; hoặc

b. Gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính; hoặc

c. Gửi hồ sơ theo hệ thống đăng ký hộ tịch trực tuyến.

(iii) Nhận hồ sơ:

a. Người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra ngay toàn bộ hồ sơ, đối chiếu thông tin trong Tờ khai và tính hợp lệ của giấy tờ trong hồ sơ do người yêu cầu nộp, xuất trình;

b. Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận, trong đó ghi rõ ngày, giờ trả kết quả;

c. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hoàn thiện thì hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện theo quy định; trường hợp không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì phải lập thành văn bản hướng dẫn, trong đó nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện, ký, ghi rõ họ, tên của người tiếp nhận.

2.3. Bước 3: Giải quyết khai tử:

(i) Thời hạn giải quyết:

Ngay trong ngày tiếp nhận yêu cầu, trường hợp nhận hồ sơ sau 15:00 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo;

Đối với nộp hồ sơ qua Dịch vụ bưu chính và đối với trường hợp có yếu tố nước ngoài: Nếu cần xác minh thì thời hạn giải quyết không quá ba (03) ngày làm việc.

(ii) Giải quyết khai tử:

a. Ngay sau khi nhận đủ hồ sơ theo quy định, nếu thấy thông tin khai tử đầy đủ và phù hợp, công chức tư pháp – hộ tịch/ Phòng Tư pháp báo cáo Chủ tịch UBND có thẩm quyền. Trường hợp Chủ tịch UBND có thẩm quyền đồng ý giải quyết thì ký Trích lục khai tử cấp cho người có yêu cầu;

b. Công chức tư pháp – hộ tịch/ Công chức làm công tác hộ tịch ghi vào Sổ đăng ký khai tử;

c. Công chức tư pháp – hộ tịch/ Người trả kết quả có trách nhiệm hướng dẫn người yêu cầu đăng ký hộ tịch kiểm tra nội dung Trích lục khai tử và Sổ đăng ký khai tử, cùng người đi đăng ký khai tử ký tên vào Sổ;

d. Trường hợp có yếu tố nước ngoài: Sau khi đăng ký khai tử, Phòng Tư pháp báo cáo Chủ tịch UBND cấp huyện có văn bản thông báo, kèm theo Trích lục khai tử (bản sao) cho Bộ Ngoại giao để thông báo cho cơ quan có thẩm quyền của nước mà người chết là công dân.

(iii) Lệ phí: Theo mức thu lệ phí do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định. Miễn lệ phí đối với trường hợp đăng ký khai tử đúng hạn, người thuộc gia đình có công với cách mạng, người thuộc hộ nghèo, người khuyết tật.